Politika ochrany osobných údajov neziskovej organizácie Doma u Kapucínov, n. o.

I.

Úvodné ustanovenia

Nezisková organizácia Doma u Kapucínov, n.o., so sídlom Župné námestie 592/10, 811 03 Bratislava – Staré Mesto, IČO: 45 742 383, zapísaná v registri neziskových organizácii vedenom Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky, sekcia verejnej správy, pod č. 430 (ďalej len „nezisková organizácia Doma u Kapucínov“ alebo „Prevádzkovateľ“), ktorá poskytuje služby osobám nachádzajúcim sa v ťažkých životných podmienkach za účelom zlepšenia ich životnej situácie, ako aj odbornú pomoc pri riešení ich problémov (ďalej len „služby“).

V rámci poskytovania služieb dochádza zo strany neziskovej organizácie Doma u Kapucínov k spracúvaniu osobných údajov dotknutých osôb na rôzne, ale presne stanovené účely. S prihliadnutím na skutočnosť, že ochrana fyzických osôb v súvislosti so spracúvaním ich osobných údajov patrí medzi základné práva, nezisková organizácia Doma u Kapucínov si kladie za cieľ chrániť osobné údaje fyzických osôb, ktoré spracúva v súlade s NARIADENÍM EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje Smernica 95/46/ES (všeobecné Nariadenie o ochrane údajov) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Za účelom splnenia si svojej informačnej povinnosti v súvislosti so spracúvaním osobných údajov dotknutých osôb Prevádzkovateľom, vydáva nezisková organizácia Doma u Kapucínov tento dokument s označením Politika ochrany osobných údajov neziskovej organizácie Doma u Kapucínov, n.o. (ďalej len „Privacy Policy“). Nezisková organizácia Doma u Kapucínov zverejnila túto Privacy Policy na svojom webovom sídle tak, aby k nej mali dotknuté osoby jednoduchý a permanentný prístup.

Z dôvodu prehľadnosti predkladáme Privacy Policy dotknutým osobám v nasledujúcej štruktúrovanej forme:

I.    Úvodné ustanovenia

II.    Základné pojmy

III.    Bezpečnosť spracúvania

IV.    Zásady spracúvania

V.    Účely spracúvania a právne základy spracúvania

VI.    Spracúvané osobné údaje

VII.    Doba uchovávania osobných údajov

VIII.    Práva Dotknutej osoby

IX.    Záverečné ustanovenia

II.

Základné pojmy

Termíny a skratky používané v texte tejto Privacy Policy majú význam, ktorý im je priradený nižšie:

• Nariadenie GDPR je Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje Smernica 95/46/ES (všeobecné Nariadenie o ochrane údajov);
• Zákon o ochrane osobných údajov je zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov;
• Legislatíva o ochrane osobných údajov zahŕňa Nariadenie GDPR a Zákon o ochrane osobných údajov;
• Nezisková organizácia Doma u Kapucínov je nezisková organizácia Doma u Kapucínov, n.o., so sídlom Župné námestie 592/10, 811 03 Bratislava – Staré Mesto, IČO: 45 742 383, zapísaná v registri neziskových organizácii vedenom Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky, sekcia verejnej správy, pod č. 430;
• Osobné údaje sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len „dotknutá osoba“); identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby;
• Prevádzkovateľ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov; v prípade, že sa účely a prostriedky tohto spracúvania stanovujú v práve Únie alebo v práve členského štátu, možno Prevádzkovateľa alebo konkrétne kritériá na jeho určenie určiť v práve Únie alebo v práve členského štátu. Na účely tejto Privacy Policy sa nezisková organizácia Doma u Kapucínov považuje za prevádzkovateľa, ak spracúva osobné údaje v zmysle predchádzajúcej vety;
• Sprostredkovateľ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa;
• Príjemca je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorému sa osobné údaje poskytujú bez ohľadu na to, či je treťou stranou. Orgány verejnej moci, ktoré môžu prijať osobné údaje v rámci konkrétneho zisťovania v súlade s právom Únie alebo právom členského štátu, sa nepovažujú za príjemcov;
• Spracúvanie je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami;
• Obmedzenie spracúvania je označenie uchovávaných osobných údajov s cieľom obmedziť ich spracúvanie v budúcnosti;
• Profilovanie je akákoľvek forma automatizovaného spracúvania osobných údajov, ktoré pozostáva z použitia týchto osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných aspektov týkajúcich sa fyzickej osoby, predovšetkým analýzy alebo predvídania aspektov dotknutej fyzickej osoby súvisiacich s výkonnosťou v práci, majetkovými pomermi, zdravím, osobnými preferenciami, záujmami, spoľahlivosťou, správaním, polohou alebo pohybom;
• Pseudonymizácia je spracúvanie osobných údajov takým spôsobom, aby osobné údaje už nebolo možné priradiť konkrétnej dotknutej osobe bez použitia dodatočných informácií, pokiaľ sa takéto dodatočné informácie uchovávajú oddelene a vzťahujú sa na ne technické a organizačné opatrenia s cieľom zabezpečiť, aby osobné údaje neboli priradené identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe;
• Informačný systém je akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe;
• Súhlas dotknutej osoby je akýkoľvek slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle Dotknutej osoby, ktorým formou vyhlásenia alebo jednoznačného potvrdzujúceho úkonu vyjadruje súhlas so spracúvaním osobných údajov, ktoré sa jej týkajú;
• Porušenie ochrany osobných údajov je porušenie bezpečnosti, ktoré vedie najmä k náhodnému alebo nezákonnému zničeniu, strate, zmene, neoprávnenému poskytnutiu osobných údajov, ktoré sa prenášajú, uchovávajú alebo inak spracúvajú, alebo neoprávnený prístup k nim;
• Tretia krajina je krajina, ktorá nie je členským štátom Európskej únie alebo zmluvnou stranou Dohody o Európskom hospodárskom priestore;
• Dozorný orgán je nezávislý orgán verejnej moci zriadený členským štátom podľa článku 51 Nariadenia GDPR; v Slovenskej republike sa za dozorný orgán považuje Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

III.

Bezpečnosť spracúvania

V záujme ochrany práv a slobôd fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov nezisková organizácia Doma u Kapucínov prijala primerané technické a organizačné opatrenia s cieľom zabezpečiť splnenie požiadaviek Legislatívy o ochrane osobných údajov. Nezisková organizácia Doma u Kapucínov považuje bezpečnosť spracúvania osobných údajov za prioritnú a vynakladá permanentné úsilie na to, aby sa zamedzilo bezpečnostným incidentom, ktoré by mohli viesť k riziku pre práva a slobody fyzických osôb. Bezpečnosť spracúvania je pravidelne posudzovaná so zreteľom na najnovšie poznatky a charakter spracúvania osobných údajov.

S poukazom na dané si dovoľujeme zdôrazniť, že všetky osobné údaje, ktoré od Dotknutej osoby získame, sú spracúvané s vysokou úrovňou organizačného a technologického zabezpečenia. Nezisková organizácia Doma u Kapucínov pravidelne posudzuje a podľa možností aplikuje primerané záruky pre bezpečnosť osobných údajov.

IV.

Zásady spracúvania

Nezisková organizácia Doma u Kapucínov dôsledne rešpektuje zásady spracúvania osobných údajov Dotknutej osoby a jej súkromie, pričom dbá na to, že osobné údaje musia byť najmä:

a)    spracúvané zákonným spôsobom, spravodlivo a transparentne vo vzťahu k Dotknutej osobe („zákonnosť, spravodlivosť a transparentnosť“);

b)    získavané na konkrétne určené, výslovne uvedené a legitímne účely a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmito účelmi („obmedzenie účelu“);

c)    primerané, relevantné a obmedzené na rozsah, ktorý je nevyhnutný na dosiahnutie príslušného účelu spracúvania („minimalizácia údajov“);

d)    správne a podľa potreby aktualizované („správnosť“);

e)    uchovávané vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu Dotknutej osoby najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú („minimalizácia uchovávania“);

f)    spracúvané spôsobom, ktorý zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov, vrátane ochrany pred neoprávneným alebo nezákonným spracúvaním a náhodnou stratou, zničením alebo poškodením, a to prostredníctvom primeraných technických alebo organizačných opatrení („integrita a dôvernosť“).

Nezisková organizácia Doma u Kapucínov získava spracúvané osobné údaje predovšetkým od tej – ktorej Dotknutej osoby.

Nezisková organizácia Doma u Kapucínov pri svojej činnosti spolupracuje s viacerými sprostredkovateľmi, ktorí pri výkone svojej činnosti v zmysle príslušnej zmluvy spracúvajú osobné údaje v mene neziskovej organizácie Doma u Kapucínov. Nezisková organizácia Doma u Kapucínov využíva len sprostredkovateľov, ktorí vyhlásili, že prijali primerané technické a organizačné opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky Legislatívy o ochrane osobných údajov a aby sa zabezpečila ochrana práv Dotknutej osoby. Spracúvanie sprostredkovateľom sa riadi osobitnou zmluvou, ktorá zaväzuje sprostredkovateľa voči Prevádzkovateľovi a obsahuje náležitosti v zmysle Nariadenia GDPR.

V prípade porušenia ochrany osobných údajov, ktoré pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb, nezisková organizácia Doma u Kapucínov bez zbytočného odkladu oznámi porušenie ochrany osobných údajov Dotknutej osobe, ak nie je splnená niektorá z podmienok pre upustenie od oznamovacej povinnosti.

V.

Účely spracúvania a právne základy spracúvania

Nezisková organizácia Doma u Kapucínov spracúva osobné údaje Dotknutej osoby len na dosiahnutie konkrétneho účelu, pričom ako Prevádzkovateľ primárne spracúva osobné údaje Dotknutej osoby, ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je Dotknutá osoba, na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje Prevádzkovateľ, na plnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa, ako aj na základe udeleného slobodného súhlasu Dotknutej osoby.

Nezisková organizácia Doma u Kapucínov spracúva osobné údaje Dotknutej osoby na dosiahnutie nižšie uvedených účelov a na základe nižšie uvedených právnych základov:

VI.

Spracúvané osobné údaje

Nezisková organizácia Doma u Kapucínov spracúva len také osobné údaje Dotknutej osoby, ktoré sú nevyhnutné na poskytovanie služieb vyplývajúcich z jej činnosti. S ohľadom na zachovávanie zásady minimalizácie údajov dochádza len k spracúvaniu osobných údajov Dotknutej osoby, ktoré svojím obsahom a rozsahom zodpovedajú konkrétnemu účelu ich spracúvania a sú nevyhnutné na jeho dosiahnutie. Uplatňovanie uvedenej zásady sa vzťahuje aj na prípady spracúvania osobných údajov na základe udeleného slobodného súhlasu Dotknutej osoby.

VII.

Doba uchovávania osobných údajov

Nezisková organizácia Doma u Kapucínov spracúva osobné údaje Dotknutej osoby počas rôzne dlhú dobu v závislosti od splnenia jednotlivých účelov spracúvania osobných údajov Dotknutej osoby. Nezisková organizácia Doma u Kapucínov spracúva osobné údaje Dotknutej osoby

• po dobu výslovne uvedenú v súhlase alebo do jeho odvolania, ak spracúva osobné údaje na základe udeleného slobodného súhlasu;
• po dobu trvania zmluvného vzťahu založeného zmluvou, či trvania predzmluvných vzťahov, ak spracúva osobné údaje z dôvodu plnenia zmluvy;
• po dobu ustanovenú príslušným všeobecne záväzným právnym predpisom, ak spracúva osobné údaje z dôvodu plnenia svojich zákonných povinností;
• po dobu trvania oprávneného záujmu, ktorý sleduje Prevádzkovateľ, ak je spracúvanie osobných údajov na tento účel nevyhnutné.

Vzhľadom na skutočnosť, že osobné údaje Dotknutej osoby je možné spracúvať len po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelu ich spracúvania, nezisková organizácia Doma u Kapucínov stanoví lehoty na preskúmanie jednotlivých kategórií osobných údajov a ich prípadné vymazanie. Uplynutím doby uchovávania osobných údajov Dotknutej osoby nezisková organizácia Doma u Kapucínov zabezpečí ich bezodkladnú likvidáciu v súlade s príslušnými internými predpismi. V súvislosti s uchovávaním osobných údajov je Dotknutá osoba oprávnená doručiť neziskovej organizácii Doma u Kapucínov žiadosť o uvedenie doby uchovávania osobných údajov, ktoré sa jej týkajú.

VIII.

Práva Dotknutej osoby

V záujme zachovania zákonnosti spracúvania osobných údajov Dotknutej osoby, ako aj zabezpečenia ochrany osobných údajov Dotknutej osoby v súvislosti s ich spracúvaním, nezisková organizácia Doma u Kapucínov umožňuje výkon práv Dotknutej osoby vyplývajúcich z príslušných ustanovení Nariadenia GDPR. V prípade, ak chce Dotknutá osoba uplatniť niektoré zo svojich práv, môže tak urobiť elektronicky na e-mailovú adresu: doma@domaukapucinov.sk, poštou na adresu: Doma u Kapucínov, n.o., Župné námestie 10, P.O.BOX 235, 814 99 Bratislava 1, alebo aj osobne v sídle neziskovej organizácie Doma u Kapucínov.

Dotknutá osoba má právo na prístup k jej osobným údajov, na ich opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania osobných údajov, ako aj právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov a právo na ich prenosnosť. Dotknutá osoba má taktiež právo odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov, ako aj právo podať sťažnosť dozornému orgánu.

A)    Právo na prístup

Dotknutá osoba má právo získať od neziskovej organizácie Doma u Kapucínov potvrdenie o tom, či sa spracúvajú jej osobné údaje a ak tomu tak je, má právo získať prístup k týmto osobným údajom, pričom Dotknutá osoba má zároveň právo získať kópiu jej spracúvaných osobných údajov, ako aj právo na poskytnutie dodatočných informácií vyplývajúcich z článku 15 Nariadenia GDPR, a to najmä účely spracúvania, kategórie dotknutých osobných údajov, kategórie príjemcov, predpokladanú dobu uchovávania osobných údajov, právo podať sťažnosť dozornému orgánu a pod.

B)    Právo na opravu

V záujme spracúvania správnych a aktuálnych osobných údajov má Dotknutá osoba právo na opravu nesprávnych osobných údajov, ako aj právo na doplnenie jej neúplných osobných údajov bez zbytočného odkladu, ktoré si Dotknutá osoba môže uplatniť u neziskovej organizácie Doma u Kapucínov.

C)    Právo na vymazanie

Dotknutá osoba má právo dosiahnuť, aby nezisková organizácia Doma u Kapucínov bez zbytočného odkladu vymazala osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, ak je splnený niektorý z dôvodov uvedených v článku 17 Nariadenia GDPR. Dôvodom výmazu môže byť napríklad, ak Dotknutá osoba odvolá súhlas so spracúvaním, ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali, alebo ak Dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu a pod.

D)    Právo na obmedzenie spracúvania

Dotknutá osoba má právo dosiahnuť, aby nezisková organizácia Doma u Kapucínov obmedzila spracúvanie osobných údajov, ak nastane niektorý z prípadov uvedených v článku 18 Nariadenia GDPR. K obmedzeniu dôjde, napríklad ak Dotknutá osoba napadne správnosť osobných údajov (a to počas obdobia umožňujúceho neziskovej organizácii Doma u Kapucínov overiť správnosť osobných údajov) alebo ak spracúvanie je protizákonné a Dotknutá osoba namieta proti vymazaniu osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia.

E)    Právo na prenosnosť údajov

Ak sa spracúvanie osobných údajov vykonáva automatizovanými prostriedkami a právnym základom spracúvania osobných údajov je súhlas Dotknutej osoby alebo plnenie zmluvy, má Dotknutá osoba právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, a ktoré poskytla neziskovej organizácii Doma u Kapucínov, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi. V prípade záujmu Dotknutej osoby a pokiaľ to je technicky možné, nezisková organizácia Doma u Kapucínov prenesie príslušné osobné údaje priamo k inému prevádzkovateľovi.

F)    Právo namietať a automatizované individuálne rozhodovanie

Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka, ktoré je vykonávané na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje Prevádzkovateľ, vrátane namietania proti na to nadväzujúcemu prípadnému profilovaniu. Nezisková organizácia Doma u Kapucínov nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Dotknutá osoba má právo na to, aby sa na ňu nevzťahovalo rozhodnutie neziskovej organizácie Doma u Kapucínov, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, a ktoré má právne účinky, ktoré sa jej týkajú alebo ju podobne významne ovplyvňujú.

G)    Právo podať sťažnosť

Ak má Dotknutá osoba podozrenie, že nezisková organizácia Doma u Kapucínov spracúva osobné údaje nezákonne, je oprávnená podať sťažnosť dozornému orgánu. Pre územie Slovenskej republiky je dozorným orgánom Úrad na ochranu osobných údajov SR, sídlo: Hraničná 12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika, tel.: 00421-2-32313214, web: www.dataprotection.gov.sk, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.

H)    Právo odvolať súhlas

V prípade, ak nezisková organizácia Doma u Kapucínov spracúva osobné údaje Dotknutej osoby na základe udeleného súhlasu, ktorý je slobodným, konkrétnym, informovaným a jednoznačným vyjadrením súhlasu so spracúvaním jej osobných údajov, Dotknutá osoba, ktorá vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na konkrétny účel, má právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

Nezisková organizácia Doma u Kapucínov bez zbytočného odkladu poskytne Dotknutej osobe informácie o opatreniach, ktoré sa prijali na základe jej žiadosti podľa tohto článku, najneskôr do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. Uvedená lehota sa môže v prípade potreby predĺžiť o ďalšie dva mesiace, pričom o každom predĺžení tejto lehoty informuje nezisková organizácia Doma u Kapucínov Dotknutú osobu do jedného mesiaca od doručenia žiadosti spolu s dôvodmi zmeškania lehoty. Ak Dotknutá osoba podala žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie sa podľa možnosti poskytnú elektronickými prostriedkami, pokiaľ Dotknutá osoba nepožiadala o iný spôsob.

IX.

Záverečné ustanovenia

Nezisková organizácia Doma u Kapucínov je oprávnená zmeniť túto Politiku ochrany osobných údajov, a to najmä za účelom zapracovania legislatívnych zmien, aktualizácie účelov a prostriedkov spracúvania a pod. Zmenou tejto Politiky ochrany osobných údajov nedôjde k obmedzeniu práv Dotknutej osoby, ktoré jej vyplývajú z Legislatívy o ochrane osobných údajov. V prípade, ak dôjde k úpravám Politiky ochrany osobných údajov, nezisková organizácia Doma u Kapucínov o tejto skutočnosti Dotknuté osoby upovedomí zverejnením nového znenia Politiky ochrany osobných údajov na svojej webovej stránke.